Uitbesteden van onderhoud is maatwerk
Toolkit hulpmiddel bij uitbestedingstrajecten van onderhoud
In veel bedrijven leidt de vraag of ze onderhoudswerkzaamheden moeten uitbesteden tot verhitte discussies. Als eenmaal voor uitbesteding gekozen is, leidt dit door een verkeerde aanpak vaak niet tot het gewenste resultaat. De laatste jaren ontstaat er dan ook weer een tendens om meer zelf te gaan doen. Een kennisbank brengt helderheid en objectiviteit in uitbestedingsvraagstukken. Alle vragen en mogelijke oplossingen zijn in deze kennisbank bijeengebracht. Dit artikel bespreekt een aantal van de belangrijke vragen waar een bedrijf in een uitbestedingstraject tegenaan loopt.
Wel of niet uitbesteden?
Om te bepalen welke activiteiten een bedrijf het beste zelf kan doen of uitbesteden, gebruiken managers tegenwoordig vaak de onderstaande matrix.
Bovenstaande tabel geeft aan dat een bedrijf in ieder geval die activiteiten moet uitbesteden die niet strategisch voor haar organisatie zijn én die het bovendien niet zelf concurrerend kan uitvoeren. De vraag of onderhoud van strategisch belang voor een bedrijf is, wordt vaak vanuit de onderbuik beantwoord. Egemin Vadeo uit Gorinchem heeft een toolkit voor uitbestedingstrajecten ontwikkeld, waarmee de bovenstaande en andere vragen over uitbesteden van onderhoud op basis van meer objectieve criteria beantwoord worden. Onder begeleiding van ervaren adviseurs doorloopt het managementteam van een bedrijf in sessies een aantal vragen en discussies die leiden tot een heldere oplossing. In een aantal gevallen komt hier uit, dat een bedrijf inderdaad het beste zijn onderhoud kan uitbesteden, bijvoorbeeld in de vorm van een prestatiecontract. In andere gevallen komt er een meer genuanceerd beeld naar voren, waarbij andere vormen van uitbesteding of juist weer meer zelf gaan doen als beste optie naar voren komen.
Vorm van uitbesteding
Belangrijke vragen bij uitbesteden zijn niet alleen: “gaan we het onderhoud uitbesteden?”, maar ook “Wat gaan we precies uitbesteden?” en “In welke vorm gaan we uitbesteden?”. Op de laatste vraag zijn vele antwoorden mogelijk. Sommige bedrijven heffen hun eigen TD volledig op en laten het personeel overnemen door een gespecialiseerde onderhoudsfirma. Anderen huren enkele keren per jaar een aantal mensen in op basis van regie. Beide spreken over “uitbesteden”, terwijl ze het natuurlijk over twee uitersten hebben. Daartussenin zijn nog vele vormen mogelijk, zoals aangenomen onderhoudswerkzaamheden, Service Level Agreements, Prestatiecontracten. Van iedere van deze vormen van uitbesteding zijn weer vele varianten en mengvormen mogelijk. Welke van deze vormen het meeste geschikt is hangt van veel andere criteria af. Zo kan een bedrijf ervoor kiezen om het onderhoud van al zijn kantoorgebouwen uit te besteden tegen een vaste prijs, waarbij alleen het gewenste eindresultaat wordt afgesproken, tegen een vaste prijs. Voor de utility-voorzieningen sluit het bedrijf wellicht een contract met een gespecialiseerde firma die het onderhoud doet met een gegarandeerde beschikbaarheid, tegen een vaste basisprijs plus een bepaald bedrag per kubieke meter lucht of per ton stoom. Het op de juiste manier nemen van uitbestedingsbeslissingen blijft dus maatwerk. Toch zijn er door de jaren heen een aantal inzichten ontstaan over wat voor iedere organisatie de beste vorm is. De uitbestedingstoolkit bevat onafhankelijke criteria om te bepalen welke vorm optimaal is voor iedere organisatie
Voorbereiden van eigen organisatie
Veel managers kijken te licht aan tegen het uitbesteden van werkzaamheden aan derden. “Ik heb die contractor toch juist om alles voor me te regelen.”, zeggen ze dan. Dit is een gevaarlijk naïeve gedachte. Een contractor kan niet zonder informatie en werkafspraken. Als hij een reële prijs moet calculeren voor de uit te voeren werkzaamheden of een bepaalde betrouwbaarheid moet garanderen, heeft hij informatie nodig als:- Een goed overzicht van de aanwezige machines en installaties, inclusief gedetailleerde technische documentatie.
- De doelstellingen van de klant. Waarom wil hij uitbesteden? Welke machines zijn het belangrijkst?
- Wat is de storingshistorie van de installatie?
- Welke spare parts zijn aanwezig?
Vaak ontbreekt deze informatie en moet het bedrijf eerst een stap doorlopen om vele zaken goed inzichtelijk te maken. Een van de allerbelangrijkste aspecten in alle vormen van uitbesteding, is het voorbereiden van het eigen personeel. Dit geldt zowel voor de medewerkers van de eigen onderhoudsdienst als voor die van productie. Deze laatsten krijgen regelmatig te maken met het personeel van de contractor. Hoe gaat een bedrijf bijvoorbeeld om met de ambitie van TPM om meer onderhoudswerk bij de operators neer te leggen? De meeste onrust ontstaat vaak binnen de onderhoudsdienst. Zeker bij vergaande vormen van uitbesteding is goede communicatie van essentieel belang. Vaak voelen medewerkers zich bedreigd of miskend door het besluit om het onderhoud uit te besteden. Dit kan leiden tot een ongewenst snelle uitstroom van medewerkers, die het bedrijf wellicht graag had willen behouden voor andere functies. Het is daarom van essentieel belang om een heldere taakomschrijving te formuleren voor de contractor en voor de eigen medewerkers, zodat de rust gehandhaafd blijft, geen taken blijven liggen en geen werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd.