Onderstaand artikel, geschreven door Martin van den Hout van
Vadeo Onderhoudsadvies, verscheen in het Technisch Info Magazine (TIM) in augustus 2001. TIM is een uitgave van Industriële Pers.

Onderhoudspakket moet gebruiksvriendelijk zijn

Een eerste belangrijke stap op weg naar de selectie van een onderhoudspakket is een inventarisatie van de vereiste en gewenste functionaliteiten. Deze zullen sterk verschillen per bedrijf.

Uit de inventarisatie moet exact volgen aan welke informatie wel en aan welke informatie geen behoefte bestaat. Het is niet voldoende om bijvoorbeeld alleen maar vast te leggen dat een softwarepakket wel de planning van het preventief onderhoud moet automatiseren en niet de technische inkoop. Is de inventarisatie te oppervlakkig, dan is de kans groot dat bepaalde functionaliteiten ontbreken in het uiteindelijk gekozen pakket of dat een pakket juist veel te veel functionaliteiten biedt. Dit laatste betekent dat de gebruiker dagelijks geconfronteerd zal worden met verplichte invoervelden, waar vervolgens niemand iets mee doet. Ook zal het pakket waarschijnlijk veel te duur zijn.

Het doeltreffend inventariseren van de informatiebehoefte vereist veel kennis en ervaring. Daarom schakelt men hiervoor vaak consultants in. In veel gevallen komen tijdens deze analyse mogelijkheden om de organisatie te optimaliseren aan het licht. Het is belangrijk om concreet de toekomstige werkwijze in kaart te brengen, voordat een definitieve specificatie voor het softwarepakket opgesteld wordt.

De functionaliteiten van de verschillende pakketten lopen sterk uiteen. Zo zijn er systemen die gericht zijn op grote of juist kleine technische diensten. Ook zijn er leveranciers die zich richten op een sector van de onderhoudsmarkt, zoals de medische wereld, de procesindustrie of de scheepvaart. Er zit veel verschil tussen pakketten die ontwikkeld zijn voor interne onderhoudsdiensten of pakketten voor externe servicediensten.

Niet alleen de functionaliteiten van een pakket bepalen wat het juiste pakket voor een technische dienst is. Een ander belangrijk aspect is de gebruiksvriendelijkheid. Er zijn maar al te veel technische diensten, die na afloop van de implementatie van een onderhoudssysteem de computer opzij geschoven hebben en het planbord weer opgehangen hebben.

Eén oorzaak hiervan is een gebrek aan kennis van het systeem. Uit onderzoeken is gebleken dat veel implementaties mislukken doordat de gebruikers van een softwarepakket te weinig training krijgen.

Vaak zijn echter ook de systemen zelf nog niet gebruiksvriendelijk genoeg of is hun werkwijze niet logisch volgens de TD-ers die er mee moeten werken. Soms is dit een niet te verhelpen handicap van het systeem en soms is het te wijten aan een gebrekkige implementatie. De Nederlandse gebruiker van onderhoudssoftware wordt onder andere geconfronteerd met: systemen waarbij hij te veel schermen door moet worstelen, systemen die erg traag opstarten, systemen waarbij de mogelijkheid ontbreekt om informatie terug te zoeken op bepaalde trefwoorden of op een deel van een trefwoord (wat wel eens makkelijk kan zijn om de naam van een leverancier terug te vinden) of systemen waarbij hij veel te makkelijk per ongeluk informatie kan wissen die net met veel moeite is ingevoerd.

De beleving van de gebruiksvriendelijkheid is deels subjectief. Het hangt er onder andere vanaf hoe goed een gebruiker het systeem kent. Een werkvoorbereider die heel de dag met het systeem werkt, wil meer mogelijkheden en kan met complexere schermen omgaan dan een monteur die slechts enkele keren per week in het systeem kijkt en verder geen ervaring heeft met het gebruik van computers. Ook zal bijvoorbeeld een technische dienst die gewend is elke werkopdracht schriftelijk uit te delen het nauwelijks merken dat een bij een bepaald softwarepakket verplicht alle werkopdrachten op papier uitgeprint moeten worden, terwijl een TD die de meeste opdrachten mondeling verstrekt hier wel een probleem mee heeft.

Een ander aspect bij keuze van het juiste softwarepakket is de uitwisseling van gegevens met andere programma's. Veel technische diensten moeten bijvoorbeeld informatie doorgeven aan de afdeling financiële administratie of de salarisadministratie, onderdelen opzoeken die geregistreerd staan in een centraal magazijnsysteem of bestelbonnen inleveren bij een centrale inkoopafdeling.

Als een bedrijf veel van deze informatiestromen wil automatiseren, dan kan een ERP systeem een goede keuze zijn. ERP-pakketten zijn bedoeld om een compleet productiebedrijf te automatiseren, inclusief logistiek, productieplanning, onderhoud, financiële administratie etc. ERP systemen hebben modules voor al deze functies geïntegreerd in één pakket. Ze zijn echter nauwelijks te gebruiken als puur en alleen het onderhoud geautomatiseerd moet worden. Hiervoor zijn over het algemeen de stand alone onderhoudspakketten beter geschikt. Het nadeel van deze pakketten is dat voor gegevensuitwisseling met andere softwarepakketten aparte koppelingen moeten worden gemaakt. Als van een van beide pakketten een nieuwere versie geïnstalleerd wordt, moet deze koppeling vaak aangepast worden. Leveranciers van dit type software hebben de laatste jaren hard gewerkt om deze koppelingen eenvoudiger te maken en beweren dat alles mogelijk is. De praktijk blijkt vaak toch nog anders.

Een aantal systemen biedt standaard de mogelijkheid om via laptop-computers draadloos met het programma te communiceren. Een monteur kan dan ter plekke bij de machine technische gegevens opvragen, in het magazijnsysteem kijken of storingen afmelden.

De klant heeft tegenwoordig ook de mogelijkheid om de software niet meer aan te schaffen, maar er een abonnement op te nemen. Bij deze zogenaamde ASP-software, belt de gebruiker van de software via het internet in op de server van de leverancier. De leverancier neemt het systeembeheer en het installeren van updates en dergelijke voor zijn rekening. Er zijn al een paar leveranciers van onderhoudssoftware die deze dienst bieden. Het leek enige tijd dé grote nieuwe ontwikkeling op softwaregebied, maar de trend zet nog steeds niet echt door.

Vadeo Onderhoudsadvies uit Haaften selecteert en implementeert, honderd procent onafhankelijk, onderhoudssoftware. Vadeo gebruikt voor het inventariseren van de eisen en wensen interviews en speciaal ontwikkelde vragenlijsten. Vooral de gesprekken met de klant zijn erg belangrijk, omdat zowel de vereisten van de gebruiker als de mogelijkheden van de pakketten zo uiteenlopend zijn, dat nooit alle details in een standaard vragenlijst te vatten zijn. De verkregen informatie vormt de basis voor het verdere selectietraject.