Asset management waardevol voor productiebedrijven
PAS 55 maakt organisatie van technisch beheer inzichtelijk
De laatste jaren wordt de term “asset management” steeds vaker gebruikt. In een aantal gevallen bedoelt men niets meer dan “onderhoud”, in andere gevallen slaat de term op heel wat meer. De Publicly Available Standard 55 (PAS 55) van het British Standards Institution biedt duidelijkheid. Deze standaard is niet alleen nuttig voor technische managers die zeker willen weten dat ze hun bedrijfsmiddelen goed beheren. Hij vormt ook een goed communicatiemiddel naar, vaak niet uit technici bestaande, directies van organisaties.
Al vele jaren en op vele plaatsen woedt er een discussie over wat nu goed beheer of goed onderhoud van een installatie inhoudt. Veel bestuurders zien onderhoud nog steeds puur als kostenpost en vaak bezuinigen directies en overheden onbezonnen op onderhoud, waardoor ze later een forse rekening gepresenteerd krijgen. Een bekend voorbeeld hiervan vormen de Nederlandse Spoorwegen, die in 2001 tien procent van hun materieel defect aan de kant hadden staan. Soortgelijke problemen deden zich tegelijkertijd voor in andere landen vooral bij (semi-)overheden ontstond door de toegenomen marktwerking een grote bezuinigingswoede, die soms leidde tot veel achterstallig onderhoud.
In Engeland heeft daarom een aantal bedrijven en organisaties samen met het British Standards Institution een standaard ontwikkeld voor het beheer van activa. In het Engels: Asset Management. Deze standaard heet “Publicly Available Standard 55 (PAS 55), specification for the optimized management of physical structures”. PAS 55 sluit aan bij gangbare standaarden als ISO 9001 en 14001. De standaard schrijft ook voor dat een organisatie de PAS 55 implementeert, het proces onafhankelijk moet auditeren.
Veel (semi-)overheidsinstellingen in diverse landen die infrastructuur en energievoorzieningen beheren hebben de PAS 55 standaard al geïmplementeerd. Dit leidt er soms toe dat mensen denken dat hij niet voor productiebedrijven bedoeld is. Het begrip “asset” moet echter ruim geïnterpreteerd worden. Het omvat ook productie-installaties en gebouwen. PAS55 is zeer waardevol voor alle beheerders en onderhouders van technische systemen. De standaard beschrijft wat ze moeten doen om hun bedrijfsmiddelen op een goed geborgde manier optimaal te onderhouden. Bij de ontwikkeling van de standaard waren dan ook een aantal productiebedrijven betrokken.
Als eerste geeft PAS 55 een definitie voor asset management.
Asset management is systematische en gecoördineerde activiteiten en praktijken waardoor een organisatie optimaal haar bedrijfsmiddelen beheert, en hun prestaties, risico’s en kosten over de levensduur met als doel het volbrengen van het strategisch plan van deze organisatie.
PAS 55 beschrijft wat een organisatie allemaal moet doen om zijn assets goed te beheren. Dit gaat van zaken als het opzetten van een strategie en een beleid voor het beheren van assets tot het maken van preventieve onderhoudsplannen en het beheren van documentatie. In veel gevallen laat de standaard het aan de lezer over om vast te stellen hoe hij dit precies wil doen.
PAS 55 behandelt de volgende onderwerpen:
- General requirements
- Asset management policy and strategy
- Asset management information, risk assessment and planning
- Implementation and operation
- Checking and corrective action
- Management review and continual improvement
Het hoofdstuk Asset Management Policy and Strategy stelt dat een organisatie een beleid en een strategie moet hebben voor het beheer van zijn activa. Deze moeten afgeleid zijn en consistent met het strategisch plan van de organisatie. Voor zowel het beleid als de strategie stelt PAS 55 een aantal eisen. Een van de eisen is bijvoorbeeld dat de strategie de hele levensduur van een asset moet omvatten. Het hoofdstuk dat de meeste eisen voor de organisatie omvat is “Asset management information, risk assessment and planning”. Dit hoofdstuk dat geeft aan waaraan een informatiesysteem voor asset management moet voldoen, hoe risico’s in kaart gebracht moeten worden en beheerst. In dit hoofdstuk staat onder andere dat een organisatie een informatiesysteem moet hebben en waar dat aan moet voldoen. Bovendien moet een organisatie de risico’s in kaart brengen die samenhangen met de assets. Hierbij noemt de standaard risico’s zoals natuurrampen en terrorisme, maar zeer duidelijk ook ontwerp, constructie, inspectie, onderhoud, revisies et cetera. Op basis hiervan moet de organisatie onder andere vaststellen hoe ze deze risico’s gaat beheersen. Voor dit laatste zijn natuurlijk preventieve onderhoudsplannen, een goede technische documentatie, storingshistorie, reservedelenbeheer et cetera onontbeerlijk.
De standaard beschrijft alleen dat bepaalde zaken geregeld moeten worden, niet hoe dat moet gebeuren.
Bij de eigenlijke standaard hoort echter nog een tweede deel PAS 55-2: Guidelines for the application of PAS 55-1. Dit deel legt uitgebreider uit hoe een bedrijf PAS 55 kan implementeren en op welke manier het aan de eisen uit deel één kan voldoen. Over een asset management information system schrijft deel twee bijvoorbeeld dat dit systeem zowel technisch als financiële informatie moet omvatten. Vervolgens omvat dit deel een lijst waarin dit verder staat uitgewerkt. Op deze lijst staat onder andere dat het informatiesysteem moet bijhouden wanneer onderhoud of inspecties voor de laatste keer zijn uitgevoerd aan ieder activa en wanneer het volgende onderhoud gepland staat. Ook werkinstructies, goed- en afkeurcriteria, storingsrapporten, reservedelenvoorraad en andere concrete zaken worden genoemd in deze bijlage. Deel twee beschrijft uitgebreider wat nodig is om aan PAS 55 te voldoen, maar laat nog steeds voldoende ruimte om binnen iedere organisatie de best passende manier om invulling te geven aan een eis te vinden.
Al met al biedt PAS 55 een aantal concrete voordelen voor iedereen die fysieke activa onderhoudt, zoals machines, wagenparken, energievoorzieningen of infrastructuur. Ten eerste kan iedereen, door te voldoen aan PAS 55 aantonen dat zijn organisatie de activa onder zijn beheer op een professionele en goed geborgde wijze onderhoudt. Dit kan belangrijk zijn om aan te tonen aan de overheid, maar ook bijvoorbeeld aan omwonenden, directies of aandeelhouders. Ten tweede kan de standaard natuurlijk ook als een bron van informatie, als een controlelijst, worden gebruikt om te controleren of een organisatie alle aspecten van het beheer van activa wel voldoende beheerst. Zeker op het gebied van documentatiebeheer, preventieve onderhoudsplannen, strategie of opleiding en training kan een organisatie soms jarenlang beneden de maat presteren. Dit leidt tot onvoldoende benutting van de bedrijfsmiddelen en vaak tot onnodig hoge kosten. Wellicht biedt het derde voordeel van de standaard nog wel zijn grootste meerwaarde, doordat hij inzichtelijk maakt wat er allemaal nodig is voor het professioneel beheren van bedrijfsmiddelen. Hiermee hebben alle managers binnen een organisatie onderling een duidelijke richtlijn bij de discussie welke acties, en daarmee ook kosten en investeringen, nodig zijn voor een optimaal beheer.