Je kunt niet alles zelf weten
Een goede adviseur is zeer waardevol voor een bedrijf
Al een aantal jaren bestaat binnen de onderhoudswereld de tendens om steeds meer uit te besteden. Voorheen besteedden bedrijven vooral de uitvoerende taken uit. Tegenwoordig huren ze ook kennis op het gebied van onderhoud steeds meer in. Dit artikel beschrijft de verschillende mogelijkheden om dit te doen en de verschillende ontwikkelingen op dit gebied.
Onderhoud wordt steeds belangrijker binnen bedrijven en organisaties. Binnen productiebedrijven, zijn de laatste jaren de voorraden steeds verder teruggedrongen, waardoor de gevolgen van storingen steeds directer merkbaar worden. Ook zijn veel bedrijven verplicht aan te tonen dat ze hun productie-installatie zodanig onderhouden dat hij veilig en milieuvriendelijk blijft.
Door deze ontwikkelingen heeft onderhoud zich de laatste decennia razendsnel moeten ontwikkelen tot een zelfstandig, professioneel vakgebied met een hele specifieke kennis op zowel technisch gebied als op het managementvlak. Er is al lang gebleken, dat alleen maar méér preventief onderhoud doen vaak averechts werkt. Kennis van moderne inspectietechnieken, risicoanalyses en methodieken als Reliability Centered Maintenance is onontbeerlijk voor het opzetten van goed preventief onderhoud. Ook op bedrijfskundig gebied blijkt onderhoud een vak apart. Aan administratie, werkvoorbereiding, planning, magazijnbeheer en dergelijke worden hele andere eisen gesteld dan binnen de eigenlijke productie.
Juist nu de eisen die men aan onderhoud stelt steeds hoger worden, krimpen onderhouddiensten steeds verder in en merken ze nu echt duidelijk de gevolgen van de vergrijzing. Vele oudgedienden gaan met pensioen en met hen verdwijnt kennis en ervaring uit het bedrijf. Dit alles leidt ertoe, dat veel bedrijven een beroep doen op buitenfirma’s voor het leveren van kennis over onderhoud. Men beseft dat je nu eenmaal niet álles zelf kunt weten.
Het inhuren van kennis op het gebied van maintenance engineering of maintenance management gebeurt op verschillende manieren. Eén ervan is het inhuren van maintenance engineers om een tijdelijk piek in de werklast op te vangen. Dit kan bijvoorbeeld voor de voorbereiding van een shut down zijn of om onderhoudsconcepten op te zetten voor een nieuw te bouwen installatie. Het is tegenwoordig ook steeds gebruikelijker om voor een wat langere periode maintenance engineers van buitenaf in te huren. Vaak ligt er bij bedrijven veel achterstallige werk voor het opzetten van goede onderhoudsschema’s, werkvoorschriften, standaarden et cetera. Dit kun je niet in veertien dagen wegwerken. Als een bedrijf een maintenance engineer voor wat langere tijd aantrekt, kan deze zich zodanig inwerken dat hij de machines en mensen zo goed leert kennen dat hij een optimaal onderhoudsplan opzet. Zodra dit klaar is gaat hij dan weer weg. Andere bedrijven hebben niet voldoende werk voor een full time maintenance engineer. Zij huren er voor enkele dagen per week een in. Een maintenance engineer van een gespecialiseerd bedrijf heeft ook ervaring binnen andere bedrijven, een database met best practices en de steun van een heel bedrijf met specialisten, waardoor hij betere oplossingen kan bieden dan iemand binnen de eigen organisatie.
Een andere vorm van advies binnen onderhoud is de ondersteuning op managementgebied. Dit is een duidelijk ander vakgebied dat de technische kennis die nodig is voor maintenance engineering of reliability engineering. Een aantal adviesbureau’s biedt zowel het technische specialisten als deskundigen op managementgebied, terwijl andere zich specialiseren op één van de twee gebieden. Inhuren van kennis op managementgebied kan op verschillende manieren. Eén ervan is ondersteuning bij dagelijkse werkzaamheden aan de administratie van een technische dienst. Om onderhoud op een goede manier te laten verlopen, is een bepaalde hoeveelheid administratief werk nodig. Storingsrapporten moeten ingevoerd worden in een onderhoudspakket, magazijnvoorraad gecontroleerd, tekeningen up to date gebracht, contracten bijgehouden, rapporten uitgeprint of soms speciaal aangemaakt, planningen gemaakt et cetera. Deze zaken schieten er vaak door de drukke werkzaamheden van de eigen mensen bij in. Uitbesteding is een bewezen methode om te zorgen dat dit werk wel gebeurt.
Veel kleinere bedrijven hebben bovendien geen full time werk voor iemand op het TD kantoor. Iemand inhuren voor enkele dagen per week is dan een ideale oplossing. Een constructie die je dan ook steeds vaker ziet, is dat een bedrijf een kleine groep mensen zelf in dienst heeft voor het oplossen van eerstelijns storingen en voor het beheren van kennis die heel specifiek is voor het bedrijf. Alle overige werkzaamheden kunnen dan worden uitbesteed aan uitvoerende onderhoudsbedrijven of kennisbedrijven. In het gebouwenbeheer en facilitymanagement is de laatste ontwikkeling dat een bedrijf een adviesbureau inschakelt om alle onderhoud en beheer te coördineren. Het adviesbureau voert zelf geen onderhoud uit, maar coördineert alle contracten voor onderhoud en facilitaire taken.
Een andere vorm van managementadvies is de echte consultancy. Binnen iedere onderhoudsdienst spelen een aantal zaken als het implementeren van een onderhoudssoftwarepakket, het uitbesteden van onderhoud of het implementeren van een standaard zoals PAS 55 voor asset management. Dit zijn zaken waar iedere onderhoudsdienst mee te maken heeft, maar te zelden om een dergelijk complex project tot een goed einde te kunnen brengen. Een adviesbureau kan hierbij een heleboel tijd en ellende besparen.
Steeds meer bedrijven en organisaties beseffen dat onderhoud een onontbeerlijke voorwaarde is voor een betrouwbaar machinepark. Enkele procenten meer machinebetrouwbaarheid kunnen het verschil maken tussen dikke winst en verlies. Ze beseffen echter ook dat het verbeteren van onderhoud een totaalaanpak vergt. Daarom maken steeds meer bedrijven gebruik van een adviesbureau dat een totaalplan kan implementeren om aan de doelstellingen van het bedrijf te voldoen. Onderhoudsschema’s, vakmanschap van de medewerkers, magazijn, werkvoorbereiding, informatievoorziening, continue verbeterprocessen en nog veel meer zaken moeten goed op elkaar én op de doelstellingen van het bedrijf afgestemd zijn. Ook dit vereist weer dermate veel kennis en ervaring, dat het bijna onmogelijk is voor iemand uit de eigen onderhoudsdienst om een dergelijk plan te ontwikkelen en implementeren.
De meerwaarde van externe adviseurs is vaak erg groot. De nieuwste inzichten op het gebied van de techniek van onderhoud én op het gebied van de organisatie van onderhoud ontwikkelen zich dermate snel en zijn zo uitgebreid, dat het bijna ondoenlijk is voor een bedrijf om deze in eigen huis op peil te houden. Ook in de dagelijkse ondersteuning of bij pieken in de werklast kan het veel voordeliger zijn om een specialist in te huren dan om iemand zelf aan te nemen. Een bedrijf moet altijd zorgen, dat het de kennis die van strategisch belang is voor zijn voortbestaan in eigen huis houdt en goed borgt. Hiermee voorkomt het dat het afhankelijk wordt van anderen. Terwijl bij de uitbesteding van uitvoerende taken binnen het onderhoud de (soms terechte) angst bestaat dat hiermee kennis verloren gaat, zorgt uitbesteding van kennis juist voor een goede borging van die kennis. Hierdoor levert dit een wezenlijke bijdrage aan de overlevingskansen van een bedrijf.