Goede onderhoudsdiensten danken succes aan kennismanagement
Welke kennis moet een onderhoudsdienst beheren?
De onderhoudsdiensten die de beste installatiebetrouwbaarheid leveren en die tegen de laagste kosten werken, hebben vaak één ding gemeen. Ze hebben een doelgerichte manier van kennismanagement. Elke onderhoudsman weet hoeveel kostbare tijd verloren gaat als de juiste tekeningen van een installatie niet beschikbaar zijn. Van de andere kant leidt het bijhouden van te veel informatie tot een zeer grote administratieve rompslomp. Dit artikel beschrijft, vanuit de praktijk van reliability-verbetering, welke kennis de succesvolle onderhoudsdiensten beheren.
Uit verschillende onderzoeken over de verschillen tussen goedpresterende bedrijven en hun zwakkere collega’s blijkt, dat goedlopende bedrijven de kennis over hun onderhoud veel beter beheren. Het is niet alleen belangrijk dát bedrijven hun kennis beheren, maar ook hoe ze het doen. Veel organisaties, ook onderhoudsdiensten, besteden een groot deel van hun tijd aan het op een of andere manier verwerken van kennis. Om deze kennis goed en efficiënt te beheren is eerst een inzicht nodig in wat een onderhoudsdienst nu eigenlijk nodig heeft om zijn werk goed te doen. Op dit moment zijn veel TD’s te afhankelijk van de kennis die in de hoofden van medewerkers zit.
Kennis van de installatie
Een van de eerste zaken waar je tegenaan loopt als je de betrouwbaarheid van een technische installatie, zoals een machinepark, wilt verbeteren is het feit dat je een goed overzicht moet hebben van welke machines er nu eigenlijk staan. Als je niet weet wat er staat kun je het ook niet onderhouden. Het uitvoeren van een goede inventarisatie en het op de juiste manier opslaan in een onderhoudsbeheerssysteem vergt vaak een behoorlijke inspanning, maar deze verdient zich snel terug. Bij het opzetten van een dergelijke database moeten een aantal belangrijke keuzes gemaakt worden. Wat leggen we precies wel en niet vast van iedere machine? Hoe ordenen we de machines? Hoe nummeren we ze? Wie gaat wijzigingen bijhouden? Wie heeft er toegang tot de informatie? Et cetera. Steeds meer bedrijven besteden een dergelijke inventarisatie uit aan een bedrijf dat er ervaring mee heeft. Op deze manier kan hij niet alleen sneller, maar ook beter en goedkoper gedaan worden.Als eenmaal vastligt welke installaties er staan, moet het onderhoudsconcept opgesteld worden. Hierin ligt vast welk onderhoud iedere machine nodig heeft, hoe vaak dit moet gebeuren, door wie en ga zo maar verder. Ook hierbij is het belangrijk dat degene die het concept opstelt voldoende kennis van het machinepark en van maintenance engineering in zijn algemeenheid heeft. Dit zijn twee verschillende dingen. Ten eerste moet hij weten wat de doelstellingen van het bedrijf zijn. Waartoe dient het productiemiddel? Hoe kritisch is het voor het proces? Wat is erger: vele korte storingen of één lange? Een goede criticalliteitsanalyse toont aan welke machines het belangrijkst zijn. Dit is noodzakelijk voor het opstellen van een onderhoudsconcept, maar óók bijvoorbeeld om aan auditors en inspecteurs aan te tonen dat een onderhoudsdienst beseft wat de echt belangrijke installaties onder haar beheer zijn.
Kennis van maintenance engineering
Degene die het onderhoudsconcept opstelt, moet weten welke onderhoudsacties zinvol zijn om storingen te voorkomen. In de praktijk blijkt dat deze kennis bij vele bedrijven niet aanwezig is. Een groot deel van de onderhoudsacties die in onderhoudsconcepten voorkomen, voldoet niet of werkt zelfs averechts. Hoe vaak maakt u het mee, dat vlak na een revisie allerlei storingen optreden die u eerst niet had? De kennis over het verbeteren van de betrouwbaarheid van installaties blijkt in Nederland onvoldoende. Bedrijven hebben te weinig kennis van technieken als Industrial RCM en conditiebewaking. Voor dit gebrek aan kennis zijn twee redenen aan te geven. Ten eerste is er binnen veel onderhoudsdiensten onvoldoende aandacht voor opleidingen op het gebied van onderhoudstechniek en onderhoudsmanagement. Ten tweede besteden veel bedrijven te weinig van hun maintenance engineering uit, terwijl ze zelf de kennis niet in huis hebben. Het is eigenlijk vreemd dat bedrijven al jarenlang beseffen dat het noodzakelijk is engineering bij nieuwbouw uit te besteden, maar zodra het op maintenance engineering aankomt, krampachtig proberen zelf iets uit te dokteren. Dit punt is eigenlijk een van de kernpunten op het gebied van kennismanagement. Een bedrijf moet goed overdenken welke kennis het werkelijk in eigen huis nodig heeft. Al het meerdere maakt de kennis moeilijker beheersbaar en verkleint de kans op succes. Wat werkelijk nodig is, is kennis van het eigen proces. Een koekjesfabriek moet dus zorgen dat ze het proces van koekjes bakken goed onder de knie heeft. Bovendien moet ze ook de details van haar machines kennen. Hoe ze onderhouden moeten worden, waarom ze stuk gaan en hoe ze verbeterd kunnen worden. Dit is strategische kennis, die maar al te veel bedrijven verwaarlozen. Wat een bedrijf echter niet moet proberen is alle kennis op de nieuwste ontwikkelingen op onderhoudsgebied in zijn algemeenheid in eigen huis te houden. Door goed gebruik te maken van externe kennis kan een optimale mix gevonden worden, waardoor een bedrijf zich kan concentreren op zijn kerntaken. De hoeveelheid kennis die een bedrijf moet beheren blijft dan beheersbaar.
Kennis van onderhoudsmanagement
Ook in het dagelijkse beheer van een installatie speelt kennismanagement een belangrijke rol. Met een goede werkvoorbereiding en planning kan een onderhoudsdienst de kwaliteit van zijn werk sterk verbeteren en vele fouten en ongelukken voorkomen. Bovendien stijgt de efficiëntie van medewerkers met meer dan 50%. Voor werkvoorbereiding en planning is echter wel een goed inzicht in regelmatig terugkerende klussen nodig. Een goede werkvoorbereider kan voor twintig tot dertig monteurs hun werkzaamheden voorbereiden. Een vereiste daarbij is dat hij op de juiste manier files aanlegt over regelmatig terugkerende werkzaamheden. Hierin staan de normen waaraan delen van de machine moeten voldoen, gegevens over de machines, aandachtspunten, hoe lang een klus duurt, welke onderdelen en gereedschappen nodig zijn et cetera. Met een goede methodiek kost het verrassend weinig inspanning om op deze manier te werken. Maar het moge duidelijk zijn, dat de werkvoorbereiders veel informatie goed gestructureerd moeten vergaren en bewaren.Wellicht de belangrijkste taak van iedere onderhoudsmanager en -engineer is te zorgen dat een installatie niet alleen goed blijft draaien, maar dat hij volgend jaar weer een beetje beter draait dan dit jaar. Om dit te realiseren, moet een organisatie systematisch zijn belangrijkste verliezen rangschikken en de belangrijkste structureel aanpakken. Voor het uitvoeren van een dergelijke analyse, bijvoorbeeld een Root Cause Analysis, is goed inzicht in de werking van een machine en de verschillende storingen en andere soorten uitval nodig. Hiervoor is een goede storingsregistratie en –analyse nodig.
Helaas denken maar al te veel bedrijven dat als ze onderhoudsbeheerssoftware aanschaffen hun problemen zich vanzelf oplossen. Het is net zoiets als aanschaffen van een kast en dan hopen dat alle rommel in je huis vanzelf verdwijnt. Als je een pakket selecteert dat bij je past en vervolgens op de juiste manier implementeert, is het een zeer krachtig hulpmiddel bij kennismanagement. Het belangrijkste blijft echter een goed proces voor maintenance engineering en maintenance management. Eén van de basiselementen van een dergelijk proces is het goed en gestructureerd vastleggen van alle noodzakelijke kennis. Te veel vastleggen leidt tot extreem hoge beheerskosten; te weinig tot slecht beheer.