Enquête over selectie en implementatie van onderhoudssoftware

Inleiding

Deze enquête over implementaties van Onderhoudsinformatiesystemen (OIS) is gehouden op een Amerikaanse onderhoudswebsite tussen juni en augustus 2000. U kunt de hele analyse lezen of op de onderstaande links klikken om naar de desbetreffende secties van dit artikel te gaan.

Samenvatting van de belangrijkste resultaten

Deelname aan de enquête was vrijwillig en vertrouwelijk. 87 ingevulde formulieren werden ontvangen uit een brede groep personen die werkzaam waren in een scala van bedrijfstakken.

De belangrijkste resultaten waren:

De meeste respondenten gaven aan dat ze enig resultaat tot significant resultaat hadden van hun OIS implementatie. Echter een belangrijk deel (tussen 20% en 40% gaf aan de voordelen niet te kunnen identificeren of gaf aan dat er geen voordelen behaald waren.
In totaal gaf 20% aan dat de implementatie "slecht" was.
Statistische analyse van de antwoorden toonde een correlatie tussen de gebruikelijke change management/process reengineering activiteiten die tijdens de OIS implementatie plaatsvonden en de behaalde efficiency voordelen.
De belangrijkste factoren voor een succesvolle implementatie waren: betrokkenheid van het management, selectie van het juiste OIS en effectieve training
Hier tegenover staat dat diegenen die nu overwegen hun OIS te vervangen een grotere nadruk leggen op selectie van het systeem en training niet zo belangrijk vinden.
De meest gebruikte OIS-sen waren Maximo, MP2, SAP en MIMS.
De meeste OIS-sen waren relatief makkelijk te gebruiken, behalve SAP. SAP werd door sommigen ook als functioneel slecht betiteld.
Met betrekking tot het ondervonden resultaat, werden Maximo implementaties meestal als succesvol gezien, terwijl SAP gebruikers verdeeld waren. Het lijkt erop dat je van SAP houdt of je haat het, er is geen tussenweg.

Gegevens van de respondenten

Van de 87 bruikbare antwoordformulieren, kwam net iets meer dan de helft uit de Verenigde Staten. Australië, Canada, en het Verenigd Koninkrijk waren ook goed vertegenwoordigd.

Land	antwoorden	% van Totaal
VS	48	55.2%
Australië	11	12.6%
UK	4	4.6%
Canada	3	3.4%
Nieuw Zeeland	2	2.3%
Zuid Afrika	2	2.3%
Thailand	2	2.3%
België	1	1.1%
Chili	1	1.1%
Indonesië	1	1.1%
Nederland	1	1.1%
Noorwegen	1	1.1%
Spanje	1	1.1%
Overig/niet ingevuld	9	10.3%

De respondenten kwamen uit een breed scala aan bedrijfstakken.

Bedrijfstak Antwoorden % van totaal

Productie: overige 15 17.2%

Metaalindustrie 10 11.5%

Levensmiddelen- en tabaksindustrie 7 8.0%

Utilities-en electriciteitsopwekking 7 8.0%

Petrochemie en aanverwante branches 5 5.7%

Hout- en papierindustrie 5 5.7%

Olie- en gaswinning 5 5.7%

Machinefabrieken en apparatenbouw 4 4.6%

Gezondheidszorg 3 3.4%

Gebouwenonderhoud en onroerendgoedbeheer 2 2.3%

Verwerking van mineralen (niet metaal) 1 1.1%

Mijnbouw (metaalerts) 1 1.1%

Mijnbouw overig 1 1.1%

Onderwijs 1 1.1%

R&D 1 1.1%

Telecomunicatiebranche 1 1.1%

Utilities en electriciteitsdistributie 1 1.1%

Water- en zuiveringsschappen 1 1.1%

Overig/niet ingevuld 15 17.2%

Maintenance lijnmanagement en Maintenance engineering waren goed vertegenwoordigd in de enquête.

Functie Respondenten % van totaal

Maintenance Manager 24 27.6%

Maintenance voorman/Supervisor 12 13.8%

Maintenance Planner 9 10.3%

Plant/Maintenance Engineer 9 10.3%

Reliability Engineer 3 3.4%

CEO/algemeen directeur 3 3.4%

Maintenance Contract Manager 2 2.3%

Product Support Manager 2 2.3%

Software Support Manager 2 2.3%

Software Support Professional 2 2.3%

Consulting Engineer 2 2.3%

Onderhoudsmonteur 2 2.2%
Process/Industrial Engineer 1 1.1%

Software Support Technician 1 1.1%

Management Consultant 1 1.1%

Overig/niet ingevuld 12 13.8%

Over het algemeen kwamen de respondenten uit middelgrote tot grote ondernemingen.

Aantal onderhoudsmonteurs Antwoorden % van totaal

Groot (meer dan 100 monteurs) 41 47.1%

Middelgroot (10 tot 100 monteurs) 30 34.5%

Klein (minder dan 10 monteurs) 10 11.5%

OIS gebruik

Bijna 90% van de respondenten gebruikte al een onderhoudsinformatiesysteem.

Wordt op uw werkplek al een OIS gebruikt?

Antwoorden % van totaal

Ja 78 89.7%

Nee 9 10.3%

De meest gebruikte onderhoudsinformatiesystemen waren Maximo, SAP, MP2, en MIMS.

Welk OIS wordt op dit moment op uw werkplek gebruikt?

OIS Antwoorden % van totaal

Maximo 16 18.4%

SAP 12 13.8%

MP2 11 12.6%

MIMS 5 5.7%

Mainpac 3 3.4%

Mainsaver 2 2.3%

MS2000 2 2.3%

PMC 2 2.3%

Tabware 2 2.3%

AMMS 1 1.1%

Benchmate 1 1.1%

Zelf ontwikkeld 1 1.1%

Elke 1 1.1%

Frontline 1 1.1%

GPMate 1 1.1%

IMMPOWER 1 1.1%

Impactxp 1 1.1%

Insight Plant Maintenance System 1 1.1%

Mainstar 1 1.1%

Maintain it 1 1.1%

Maintenance Manager 1 1.1%

Maintenance Tracker 1 1.1%

MAPCON 1 1.1%

Marcam PRISM 1 1.1%

MCP 1 1.1%

Mex 1 1.1%

OCS Materials Management 1 1.1%

Passport 1 1.1%

pcmaint32 1 1.1%

PERMAC 1 1.1%

PM Plus 1 1.1%

Somax 1 1.1%

Ultimo 1 1.1%

Overig/niet ingevuld 8 9.2%

De meeste systemen worden pas sinds enkele jaren gebruikt.

Hoe lang geleden is uw systeem geïmplementeerd?

Jaren Antwoorden % van totaal

Nog bezig 9 10.3%

<1 jaar 12 13.8%

1-2 jaar 20 23.0%

2-3 jaar 9 10.3%

3-4 jaar 5 5.7%

4-5 jaar 10 11.5%

>5 jaar 14 16.1%

Redenen om een OIS te kiezen

De implementaties werden uitgevoerd met de verwachting dat ze tot betere onderhoudsprestaties zouden leiden. Er waren echter nog vele andere redenen om over te gaan tot de implemenatie van een OIS.

Wat was de belangrijkste reden dat uw werkplek van OIS veranderde of voor het eerst een OIS implementeerde?
Reden Antwoorden % van totaal

Om onderhoudsprestatie te verbeteren 25 28.7%

Verbeterde functionaliteit en mogelijkheden 16 18.4%

Om het OIS in andere systemen te integreren 9 10.3%

Weet niet 8 9.2%

Jaar 2000 compliance problemen 7 8.0%

De verkoper ondersteunde niet langer het oude OIS 2 2.3%

Om aan standaarden te voldoen 2 2.3%

Om nieuwere technologie te gebruiken 1 1.1%

Overig 7 8.0%

Een groot deel van de respondenten wist niet waarom er voor het huidige OIS gekozen was?

Wat waren de twee belangrijkste redenen om voor uw huidig OIS te kiezen?

Belangrijkste Tweede belangrijkste

Reden Antwoorden % van totaal Antwoorden % van totaal

Plaatselijke beschikbaarheid van ondersteuning 2 2.3% 1 1.1%

Compatibiliteit met eerdere OIS software 2 2.3% 1 1.1%

Weet niet 20 23.0% 23 26.4%

Implementatiegemak 1 1.1% 5 5.7%

Gebruiksgemak 11 12.6% 8 9.2%

Algemene functionaliteit en mogelijkheden 16 18.4% 15 17.2%

Integratie in andere commerciële software 9 10.3% 5 5.7%

Overig 9 10.3% 4 4.6%

Prijs 7 8.0% 6 6.9%

Systeemsnelheid 1 1.1% 1 1.1%

OIS vergelijking

Over het algemeen zijn OIS-sen gemakkelijk te gebruiken. Maximo wordt als erg makkelijk ervaren, SAP is moeilijker.

Is uw huidige OIS eenvoudig in het gebruik?

Aantal antwoorden

OIS Uitstekend Zeer goed Goed Voldoende Slecht

Maximo 5 5 3 3

MP2 1 3 4 2 1

SAP 4 2 1 5

MIMS 1 2 1 1

Overigen 4 8 14 6 3

Totaal 10 21 25 13 10

De meest onderhoudsinformatiesystemen hebben voldoende functionaliteiten, maar weer vinden sommigen SAP beneden de maat.

Hoe beoordeelt u de functionaliteiten en mogelijkheden van uw OIS?

Aantal antwoorden

OIS Uitstekend Zeer goed Goed Voldoende Slecht

Maximo 5 5 3 1

MP2 1 4 2 1

SAP 2 3 6

MIMS 4 1

Overigen 5 9 3 6

Totaal 13 25 9 14

Maximo implementaties worden meestal als succesvol beoordeeld, terwijl SAP-gebruikers "either love it, or hate it". In totaal beoordeelden 20% van de respondenten hun implementatie als slecht.

Welk oordeel geeft u aan het succes van uw implementatie?

Aantal antwoorden

OIS Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Maximo 1 8 3 2 2

MP2 1 2 4 2 2

SAP 3 3 1 5

MIMS 3 2

Overig 2 7 10 9 6

Totaal 7 20 20 14 17

Succesfactoren bij implementatie

Business Process Reengineering (BPR) heeft invloed op het succes van de implementatie.

Invloed van Business Process Reengineering op implementatie Succes

Hoe beoordeeld u het succes van uw implementatie?
Aantal antwoorden

BPR uitgevoerd? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Ja 4 6 6 2 2

Nee 2 11 12 11 9

Weet niet 1 3 2 1 5

Totaal 7 20 20 14 16

Het regelmatig uitbrengen van nieuwbrieven heeft ook enige invloed op het succes van de implementatie.

Invloed van nieuwsbrieven on implementatie succes

Hoe beoordeeld u het succes van de implementatie?
Aantal antwoorden

Nieuwsbrieven uitgebracht? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Ja 4 2 5 3 8

Nee 2 14 15 11 4

Weet niet 1 3 4

Totaal 7 19 20 14 16

Regelmatige persoonlijke besprekingen met de gebruikers hebben enige invloed op het resultaat van de implementatie.

Invloed van persoonlijke gesprekken implementatie succes

Hoe beoordeeld u het succes van de implementatie?
Aantal antwoorden

Regelmatig gesprekken? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Ja 5 13 12 9 6

Nee 1 5 8 4 7

Weet niet 1 2 1 4

Totaal 7 20 20 14 17

Instellen van een hulplijn heeft ook enige invloed op de het succes van de implementatie.

Invloed van een "Hulplijn" op implementatie succes

Hoe beoordeeld u het succes van de implementatie?
Aantal antwoorden

Hulplijn? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Ja 4 10 12 6 9

Nee 2 6 10 8 4

Weet niet 1 2 3

Totaal 7 20 20 14 16

De belanghebbende regelmatig de voortgang laten analyseren heeft een positieve invloed op de implementatie.

Invloed van analyse door belanghebbenden op implementatie succes

Hoe beoordeeld u het succes van de implementatie?
Aantal antwoorden

Analyse belanghebbenden? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Ja 3 6 4 1 2

Nee 3 12 15 10 8

Weet niet 1 2 1 2 6

Totaal 7 20 20 13 16

Inventarisatie van de trainingsbehoefte heeft ook enige invloed op het succes.

Invloed van inventarisatie van trainingsbehoefte op implementatie succes

Hoe beoordeeld u het succes van de implementatie?
Aantal antwoorden

Inventarisatie trainingsbehoeften? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slecht

Ja 5 9 11 6 4

Nee 1 9 9 7 7

Weet niet 1 1 1 5

Totaal 7 19 20 14 16

Onderzoek naar de cultuur van de medewerkers heeft geen invloed op het succes van de implementatie.

Invloed van cultuur onderzoek op implementatie succes

Hoe beoordeeld u het succes van de implementatie?
Aantal antwoorden

Cultuur onderzocht? Uitstekend Zeer Goed Goed Voldoende Slechte

Ja 5 4 5 3 2

Nee 1 14 14 8 11

Weet niet 1 1 1 3 3

Totaal 7 19 20 14 16

Volgens de respondenten waren de belangrijkste invloedsfactoren op het succes de commitment van het hoger management en de selectie van het juiste softwarepakket.

Wat waren volgens u de twee belangrijkste invloedsfactoren mbt het succes van de implementatie?

antwoorden

Factor Belangrijkste Tweede belangrijkste Totaal

Commitment van hoger management 11 13 24

Selectie juiste OIS 13 6 19

Effectieve training 5 8 13

Focus op zakelijke voordelen 8 5 13

Voldoende budget 3 7 10

Effectief Change Management 6 4 10

Effectief Project Management 5 5 10

Ondersteuning door verkoper OIS 5 2 7

Effectieve BPR 3 4 7

Consultant ondersteuning 1 4 5

Overig 13 7 20

Het belangrijkste gebied waarop de respondenten mogelijkheden zagen om het beter te doen was training.

Achteraf gezien, aan welk aspect had meer tijd en moeite besteed moeten worden om de implementatie (nog) succesvoller te maken?

Factor antwoorden Percentage

Effectieve training 21 24.1%

Selectie juiste OIS 17 19.5%

Commitment hoger management 8 9.2%

Effectieve BPR 8 9.2%

Effectief Change Management 6 6.9%

Effectief Project Management 5 5.7%

Voldoende budget 3 3.4%

Focus op zakelijke voordelen 3 3.4%

Ondersteuning door verkoper OIS 1 1.1%

Overig 2 2.3%

In tegenstelling hiermee vinden degenen die nu overwegen een OIS te kopen, training helemaal niet belangrijk, zij concentreren zich veel meer op de selectie van het juiste OIS.

Wat is de belangrijkste factor die tot uw succes zal leiden?

antwoorden

Factor Belangrijkste Tweede belangrijkste Totaal

Keuze van juiste OIS 9 3 12

Commitment van hoger management 2 3 5

Effectief change management 2 3 5

Effectief Project Management 2 1 3

Voordelen behaald door OIS implementatie

Over het algemeen geven de meeste respondenten aan dat hun OIS implementatie heeft geleid tot enige of aanzienlijke voordelen. Echter een groot deel(tussen 20% en 40%) van de respondenten gaf aan geen voordelen te hebben ondervonden of ze niet te kunnen kwantificeren.

Grootte van behaalde voordelen
% of antwoorden

Gebied van voordelen Significant Enige Geen Weet niet

Reductie in arbeidskosten 9.2% 37.9% 31.0% 11.5%

Reductie materiaal kosten 11.5% 43.7% 20.7% 13.8%

Reductie in overige kosten 10.3% 43.7% 20.7% 13.8%

Verbeterde Equipmentbeschikbaarheid 21.8% 33.3% 25.3% 9.2%

Verbeterde Equipmentbetrouwbaarheid 21.8% 35.6% 24.1% 8.0%

Verbeterde kostenbeheersing 44.8% 26.4% 16.1% 2.3%

Verbeterde Maintenance Historie 46.0% 18.4% 23.0% 2.3%

Verbeterde Maintenance Planning 32.2% 36.8% 18.4% 2.3%

Verbeterde Maintenance Scheduling 31.0% 36.8% 18.4% 2.3%

Verbeterde Maintenance schema's 37.9% 32.2% 16.1% 2.3%

Verbeterde Spare Parts beheersing 24.1% 37.9% 23.0% 4.6%

Slechts 20% van de organisaties heeft geprobeerd de behaalde voordelen formeel te kwantificeren.

Heeft u de behaalde voordelen formeel gekwantificeerd?

antwoorden % of Totaal

Ja 17 19.5%

Nee 51 58.6%

Weet niet 9 10.3%