Onderstaand artikel, geschreven door Martin van den Hout van Vadeo Onderhoudsadvies,
verscheen in het magazine OnderhoudsTechniek & -Management (OTM)
in november 2001. OTM is een uitgave van Elsevier bedrijfsinformatie.
Ir. Martin van den Hout is redactie-adviseur van OTM.
Doelstellingen bedrijf zijn uitgangspunt voor organisatie TD
Nu de economische groei stagneert, nemen veel bedrijven hun onderhoud kritisch onder de loep. Ze merken dan dat onderhoud een grote invloed heeft op het bedrijfsresultaat in zowel positieve als negatieve zin. Om de TD sterker in de organisatie neer te zetten, zou men meer moeten uitgaan van de bedrijfsdoelstellingen en van de kenmerken van de technische systemen.
Vaak bezuinigt een bedrijf op de kosten voor onderhoud zonder rekening te houden met de gevolgen. Ook vraagt men zich vaak niet af hoeveel onderhoud er werkelijk nodig is. Beter is het een onderhoudsdienst niet te beschouwen als een kostenpost maar als een dienstverlenend bedrijf. Zoals ieder bedrijf heeft een onderhoudsdienst alleen bestaansrecht als er behoefte is aan z'n product. De doelstelling is dus dát product te leveren dat de klant wil. Ook moet het product aangepast worden als de wensen van de klant veranderen. Maar wat deze wensen precies zijn, is binnen veel organisaties niet voldoende duidelijk. Veel genoemd worden zaken zoals een zo groot mogelijke beschikbaarheid en het snel repareren van storingen. Dat zijn dan misschien wel zaken die bij de doelstelling van een onderhoudsdienst horen, maar deze zijn zeker niet voldoende concreet of volledig om er echt mee aan de slag te kunnen.Doelstellingen onderhoudsafdeling
Om de doelstellingen van een onderhoudsafdeling goed te kunnen formuleren, moet er een antwoord komen op vragen zoals
'Hoeveel productiecapaciteit is gewenst?'; 'Wat zijn de kosten van stilstand?'; 'Is er een maximale tijdsduur waarbinnen
storingen opgelost moeten zijn?'; 'In hoeverre accepteert de klant kleine afwijkingen of verontreiniging van het
product?'; en 'Welke veiligheids- of milieurisico's accepteert het bedrijf?'. Met het antwoord op deze en nog vele
andere vragen kan de onderhoudsafdeling zijn 'mission statement' opstellen.
Wie moet deze vragen beantwoorden? Zeker niet de onderhoudsdienst alleen. Het is van het grootste belang dat ze
beantwoord worden door de onderhoudsdienst tezamen met zijn klanten zoals de directie en de productie- afdeling.
Daarom is goede communicatie met het hoger management noodzakelijk. De doelstellingen van de TD moeten voortvloeien
uit de doelstellingen van de gehele organisatie. Als een bedrijf zich bijvoorbeeld ten doel heeft gesteld zijn
voorraad gereed product klein te houden, dan moet de onderhoudsdienst ernaar streven langdurige storingen te voorkomen.
Het optreden van korte storingen hoeft dan nog geen probleem te zijn.
Uit de langetermijn-doelstellingen van de onderhoudsafdeling kunnen concrete kortetermijn-doelstellingen worden afgeleid. Ook kan gekozen worden voor de juiste prestatie-indicatoren om de afdeling te sturen en om te rapporteren aan het hoger management.
Zoals ieder bedrijf kan ook een onderhoudsafdeling ervaren dat de wensen van zijn klanten af en toe veranderen. Als de
orderportefeuille dunner wordt, worden bijvoorbeeld de stilstandcijfers minder belangrijk, terwijl het belang
van kostenreductie toeneemt. Om hierop adequaat te kunnen reageren, moet de onderhoudsdienst in veel gevallen zijn
organisatie en onderhoudsschema's aanpassen.
Installaties analyseren
Als bekend is welke doelen een onderhoudsdienst moet nastreven, is een belangrijke stap gezet om een onderhoudsafdeling te kunnen organiseren en sturen. Alleen de doelstellingen kennen, is echter niet genoeg. Een tweede factor is de technische opbouw van de installatie. Het onderhoud van deze installatie is immers het product dat de onderhoudsafdeling aan zijn klanten levert. Factoren zoals de omgeving, het storingsgedrag en de complexiteit van de installatie bepalen in grote mate hoe de TD de door de klant gevraagde diensten concreet kan realiseren. Het is belangrijk precies te weten wat de uitwerking van bepaalde onderhoudsacties op de installatie is. Een goede methodiek om dit structureel te analyseren, is Reliability Centered Maintenance (RCM). Uit een RCM-analyse volgt namelijk precies welk onderhoud een installatie nodig heeft om bepaalde resultaten te bereiken. In het eerder genoemde voorbeeld kan de onderhoudsdienst dus kiezen voor het uitvoeren van onderhoudsacties die langdurige storingen voorkomen. Aan onderhoudsacties gericht op de preventie van kortdurende storingen hoeft men minder geld te besteden.Organisatievorm kiezen
Als men vastgesteld heeft wat de klant wil, en weet welke taken uitgevoerd moeten worden om aan deze wensen te voldoen,
is het mogelijk deze taken effectief te organiseren. Er kunnen keuzes gemaakt worden over de plaats van de TD binnen de
organisatie, over de mate van uitbesteden en over de structuur en de leiding van de TD. Pas als deze keuzes zijn
gemaakt, is Asset Management mogelijk waarbij het beheer van technische systemen 'van de wieg tot het graf'
geoptimaliseerd wordt.
Het zal duidelijk zijn dat de beste organisatievorm per TD verschilt. Zo kan een centrale onderhoudsdienst
zijn mensen verdelen over het hele bedrijf en zeer efficiënt inzetten. Een decentrale dienst heeft het voordeel
dat de medewerkers de installaties beter kennen. Deze vorm komt bijvoorbeeld vaak voor bij productieplants waar
afdelingen technisch zeer verschillend zijn. Bedrijven die een eenvoudige technische installatie hebben, zullen
er makkelijker voor kiezen de onderhoudsmonteurs door een productiemanager te laten aansturen dan bedrijven met
een complexe installatie. Productiemanagers hebben vaak behoefte aan een technische specialist als onderhoudsmanager.
Organisaties die veel nieuwbouw plegen, zullen er voor kiezen een aparte engineeringsafdeling in het leven te roepen,
terwijl andere het onderhoud en de engineering in één afdeling integreren.
Samenwerken met hoger management
Het hiervoor beschreven traject moet door het management van de technische dienst doorgenomen worden samen met het topmanagement van de organisatie. Deze samenwerking impliceert dat het hoger management actief meedenkt over de taakstelling van de onderhoudsdienst en de gevolgen van veranderingen in deze taakstelling. Zo wordt het management zich bewust van het effect van onderhoud op het bedrijfsresultaat en is een optimale en stabiele organisatie gegarandeerd.
Voor meer
informatie kunt u contact opnemen met
Ir. M.A. van den HoutIr. M.A. van den Hout is redactie-adviseur van OTM,
vakblad voor Onderhoudstechniek & -management