Onderstaand artikel, geschreven door Martin van den Hout van
Vadeo Onderhoudsadvies, verscheen in Maintenance Management van maart 2004. Maintenance Management is een uitgave van Kluwer en is het huisorgaan van de NVDO.

Invoering van onderhoud door productie verloopt vaak moeizaam

Er bestaat bij veel bedrijven nog steeds een vrij strikte scheiding tussen de werkzaamheden van de productieafdeling en de werkzaamheden van de onderhoudsdienst. Productiemensen melden een storing bij de technische dienst en deze komt hem oplossen. Tijdens onderhoudsstops voeren monteurs van de onderhoudsdienst, aangevuld met contractors, vele grote en kleine onderhoudsacties uit. Productieafdelingen zien dit vaak als een mooie gelegenheid om hun medewerkers hun opgespaarde vrije dagen te laten opnemen. Pas na afloop van de onderhoudsstop, tijdens de opstart, raken de productiemedewerkers weer betrokken.

Andere werkwijze
Er zijn vele redenen om met deze manier van werken te stoppen en meer onderhoud te laten uitvoeren door de productieoperators.
Ten eerste vermindert de stilstandstijd door kleine storingen als productiemedewerkers ze zelf oplossen. Er gaat geen tijd verloren aan het waarschuwen van storingsmonteurs. Bij een bedrijf waar monteurs in ploegendienst werken is dit voordeel wellicht niet zo groot, maar als de monteurs van huis moeten komen, duurt het al gauw een half uur voordat ze ter plaatse zijn. Vervolgens moet de operator aan de monteur uitleggen wat er aan de hand is. Voordat de monteur met de reparatie van de storing kan beginnen staat de installatie vaak al een uur stil.
Ten tweede groeit het besef, dat veel storingen voorkomen kunnen worden door goed op te letten op afwijkingen aan de machine. Vaak treden storingen op, waarvan iedereen zegt: "als we een beetje beter opgelet hadden, had dit niet hoeven gebeuren". Een raar geluid, een lekkage of slijtage van een V-riem zijn allemaal duidelijke indicatoren dat er onheil in aantocht is.
Bedrijven gaan daarom over tot het steeds vaker inspecteren van hun installaties. Als de onderhoudsdienst deze inspecties uitvoert, is veel communicatie nodig tussen productie en de onderhoudsdienst. Voor sommige inspecties moet de installatie stil staan, voor andere moet ze juist in bedrijf zijn. Het is lastig om de planningen van de productieafdeling en de TD op elkaar af te stemmen. In veel gevallen is de installatie alleen beschikbaar als dit de TD zeer ongelegen komt. Als de operator zelf de inspecties uitvoert, is al dit overleg niet nodig. Hij kan de inspecties uitvoeren als het het beste uitkomt met het productieschema.
Ook al lukt het om alle inspecties door de TD in te plannen, dan blijkt dat de frequentie van de inspecties te laag is. Veel storingen kondigen zich geen dagen van tevoren aan, maar slechts enkele uren of minuten. Operators zijn constant bij hun installaties en hebben dus de mogelijkheid om afwijkingen meteen op te merken. Een operator die zijn installatie regelmatig inspecteert, raakt meer betrokken bij zijn machine en leert hem beter kennen. Hierdoor merkt hij kleine onvolkomenheden aan de installatie, zoals vervuiling of lekkage of ongewone geluiden eerder op.

Goede voorbereiding
Veel bedrijven praten al jaren over het laten uitvoeren van klein onderhoud door productie, maar in de praktijk komt er weinig van terecht. De reden hiervoor is dat men te makkelijk tegen de overdracht van de werkzaamheden aankijkt. Zo maar roepen: "Vanaf morgen doet productie het eerstelijns onderhoud" werkt niet. Onderhoud door productie laten uitvoeren vergt binnen veel bedrijven een echte cultuuromslag. Deze realiseer je niet van het ene moment op het andere. Verandertrajecten vergen goede voorbereiding, met oog voor details én een goede nazorg.
Het uitbreiden van het takenpakket van een productieafdeling met de uitvoering van klein onderhoud vergt een echte gedragsverandering. We praten namelijk niet alleen over het uitvoeren van kleine reparaties of inspecties. Echt profijt heeft een bedrijf pas van deze werkwijze, als de productieoperators continu alle belangrijke indicatoren van hun installatie bewaken.
Er zijn een aantal oorzaken waardoor er in de praktijk vaak weinig terechtkomt van de overdracht van onderhoudstaken aan productieafdelingen. Een van de belangrijkste oorzaken is een gebrek aan commitment van het middelmanagement. Veel onderhoudsmanagers zijn bang van een uitholling van hun functie door de nieuwe werkwijze, terwijl hun collega’s van productie juist bang zijn voor de extra werklast. De vrees van beiden is echter ongegrond. De taken van de onderhoudsdienst zullen niet worden uitgehold. De kleine storingen die productiemedewerkers verhelpen vormen niet het werk waarmee de onderhoudsdienst zijn meerwaarde bewijst.

Verlichting werklast
Verder gaan de productiemedewerkers vooral werkzaamheden uitvoeren, die nu vaak niet gebeuren, zoals schoonmaak en kleine inspecties. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat minder storingen optreden. Dit leidt niet alleen tot een verlichting van de werklast van de TD, het maakt het werk ook beter planbaar. De TD kan zich meer gaan richten op dat deel van haar taken die een hoger technisch niveau vereisen.
De productiemanager hoeft niet bang te zijn voor meer werklast. Zijn medewerkers voeren weliswaar onderhoud uit, maar daar staat tegenover, dat ze veel minder tijd kwijt zijn met planning, overleg en met alle extra werk die storingen met zich meebrengen.
Een andere oorzaak waardoor de overdracht van onderhoudswerk aan productieafdelingen vaak mislukt, is het feit dat veel managers de neiging hebben om in geval van nood terug te vallen in de oude manier van werken. Concreet betekent dit, dat als er een storing optreedt een productieleider zijn medewerkers verbiedt zelf de oorzaak te gaan zoeken. "Daar hebben we nu geen tijd voor, bel de TD maar even." krijgt ze dan te horen. Ook zijn in veel bedrijven de productiemedewerkers niet goed genoeg getraind op het moment dat ze klein onderhoud moeten gaan doen. Ze hebben dan de technische kennis niet, weten niet wat het management van ze verwacht en hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn niet goed vastgelegd.

Eerstelijns onderhoud
Om bedrijven te leren hoe ze klein onderhoud succesvol kunnen overdragen, organiseert NVDO binnenkort in samenwerking met ROVC en Vadeo Onderhoudsadvies een cursus eerstelijns onderhoud. In deze cursus leert het management van onderhoudsdiensten en productieafdelingen hoe het deze manier van werken in haar eigen organisatie kan invoeren.
Ten eerste besteedt de cursus aandacht aan de voorbereiding van de overdracht van werkzaamheden.
Een bedrijf moet eerst goed vastleggen op welke manier het in de toekomst wil gaan werken én wat de beoogde resultaten van deze werkwijze zijn. Hierbij hoort het duidelijk vastleggen welke werkzaamheden wel en welke niet tot het takenpakket van productie gaan behoren. Wil een bedrijf bijvoorbeeld alleen klein preventief onderhoud door productiemedewerkers laten uitvoeren of ook de reparatie van storingen? Zullen productiemedewerkers ook ingezet worden om de onderhoudsdienst te assisteren tijdens grotere productiestops of zijn deze een mooie gelegenheid om de opgespaarde vrije dagen op te nemen? Ook moet duidelijk zijn welke verantwoordelijkheden bij dit takenpakket horen. Hierbij is ook aandacht nodig voor ogenschijnlijke details als vaststellen welke storingen een productieoperator precies wel en niet mag oplossen. Zo kan men bijvoorbeeld afspreken dat operators wel een v-riem mogen vervangen, maar geen lagers. Hiervoor bestaan ook een aantal wettelijke voorschriften, zoals de NEN3140 voor het werken aan elektrotechnische installaties. Hierin staat onder andere vastgelegd welk opleidings- of trainingsniveau nodig is voor bepaalde werkzaamheden.

Juiste hulpmiddelen
Vervolgens moet een bedrijf ervoor zorgen dat de productieafdeling over de juiste hulpmiddelen beschikt. Productiemedewerkers hebben handgereedschappen en schoonmaakmiddelen nodig, maar ook een goede plaats om deze middelen op te bergen. Ook is het noodzakelijk dat productiemedewerkers beschikken over voldoende technische documentatie van de installaties en reservedelen om kleine storingen te oplossen. Dit kan betekenen, dat productiemedewerkers toegang krijgen tot een reservedelenmagazijn en dat ze de onderdelen in dat magazijn snel moeten kunnen vinden.
De nieuwe werkwijze kan gevolgen hebben voor de organisatiestructuur van bedrijf. Wellicht is het mogelijk de huidige productiemedewerkers op te leiden om het klein onderhoud uit te voeren, het kan echter ook zinvol zijn om mensen die bij de onderhoudsdienst werkzaam zijn over te plaatsen naar de productieafdeling. Welke optie de meest zinvolle is, hangt van vele factoren af.
Zodra een bedrijf in detail weet hoe haar nieuwe werkwijze eruit ziet, moet het een goed communicatieplan opzetten. Er ontstaan nieuwe informatiestromen binnen het bedrijf. Het is bijvoorbeeld nodig vast te leggen welke storingen de productiemedewerkers nog rapporteren, op welke manier en door wie. Hoe vaak vindt er werkoverleg plaats tussen productie en TD, wat zijn de onderwerpen en wie is erbij aanwezig? Hierbij moet de productieafdeling goed doordrongen zijn van het feit dat de onderhoudsdienst informatie nodig heeft over het storingsgedrag van de installatie, om zo het onderhoudsschema te kunnen optimaliseren of om modificaties te initialiseren. Het communicatieplan heeft wellicht ook gevolgen voor de software die het bedrijf gebruikt voor het melden en registreren van storingen.

Interne trainingen
Voor het opzetten van de goede taakverdeling, de organisatie en het communicatieplan is het nuttig de hulp in te roepen van een externe consultant. Deze heeft ervaring met dergelijke trajecten en kent de valkuilen. Bovendien is externe hulp vaak nuttig, omdat externe adviseurs onafhankelijk zijn van de onderhoudsdienst en de productieafdeling. Op het moment dat duidelijk is geformuleerd wie welke taken zal gaan uitvoeren en alle hulpmiddelen beschikbaar zijn, kan het bedrijf beginnen met het opzetten van trainingen voor de betrokken medewerkers. Een goede training omvat een aantal verschillende aspecten. Ten eerste leren de medewerkers natuurlijk de nieuwe procedures. Het is hierbij belangrijk ook aandacht te geven aan het belang van goede registratie van storingen en wat er met de geregistreerde gegevens gebeurt. Ook is het van belang uit te leggen waarom het bedrijf overgaat op de nieuwe werkverdeling. Natuurlijk moet de training de medewerkers heel concreet en praktisch technisch opleiden. Dit deel kan bijvoorbeeld bestaan uit een training in het vervangen van V-riemen of luchtcilinders, een training voor het smeren van de installatie of een training storingsanalyse.
Pas als alle bovenstaande voorbereidingen zijn getroffen, kan de daadwerkelijke overheveling van taken plaatsvinden. Daarmee is echter het project nog zeker niet afgerond.
Een goede begeleiding essentieel voor het daadwerkelijk slagen van het project. Alle betrokken managers moeten commitment tonen voor het onderhoudswerk. Dit betekent onder andere dat ze hun medewerkers de tijd geven het onderhoud daadwerkelijk uit te voeren. Het mag niet zo zijn dat de productieafdeling het onderhoud als het een beetje druk is, niet uitvoert. De manager vervult een trekkende functie bij het uitvoeren van het onderhoud. Bovendien moet hij mensen motiveren het onderhoudswerk uit te voeren. Mensen zijn het best te motiveren, als ze concreet weten waarom ze bepaalde klussen uitvoeren. Vaak voeren produktiemedewerkers inspecties uit, waar ze onvoldoende terugkoppeling van krijgen. Als een medewerkers al drie weken op een rij heeft opgeschreven dat een manometer een te hoge druk aangeeft, en hij ziet geen actie, zal hij niet gemotiveerd zijn om voor de vierde keer de afwijking te melden. Dit betekent dat de onderhoudsdienst snel moet reageren op alle meldingen. Als het niet mogelijk is om een bepaalde afwijking meteen te verhelpen, meldt ze duidelijk aan alle betrokkenen waarom ze het probleem niet meteen oplost. Ze moet hierbij niet alleen het management van de productieafdeling informeren, maar zeker ook de productiemedewerker die de afwijking gemeld heeft. Pas als het management blijvend aandacht besteedt aan het belang van het klein onderhoud, lukt het om dit op te nemen in het takenpakket van de productiemedewerkers. De cursus die binnenkort start behandelt alle bovenstaande voorwaarden voor een succesvolle implementatie.